Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten door de volgende entiteiten:

-       TFWC Midco B.V.;

-       GEP Water B.V.;

-       GEP Watermanagement B.V.;

-       GEP Wassermanagement GmbH;

-       GEP Watermanagement B.V. (België);

-       GEP Production B.V.; en

-       Mijn Waterfabriek B.V.

hierna gezamenlijk te noemen: GEP en Mijn Waterfabriek.

GEP en Mijn Waterfabriek vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw persoonsgegevens dan ook serieus. GEP en Mijn Waterfabriek heeft daarom onder andere deze privacyverklaring voor klanten opgesteld.

Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop GEP en Mijn Waterfabriek jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren je door deze privacyverklaring toe te voegen aan de overeenkomsten die wij met je sluiten en door deze privacyverklaring te plaatsen op onze website.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Over ons

Entiteiten binnen GEP en Mijn Waterfabriek (TFWC Midco B.V. met de desbetreffende werkmaatschappij binnen GEP en Mijn Waterfabriek waarbij bijvoorbeeld een overeenkomst mee is gesloten) zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die we van jou verwerken.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doeleinden. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen. Wij verwerken persoonsgegevens van:

      I.        Bezoekers van onze website en sociale mediakanalen;

     II.        Klanten;

   III.        Leveranciers en partners;

   IV.        Gebruikers (en door gebruikers aangewezen derden);

    V.        Sollicitanten;

   VI.        Overheids-, onderzoeks-, kennis- en onderwijsinstanties en -stichtingen.

I.           BEZOEKERS VAN ONZE WEBSITE EN SOCIALE MEDIAKANALEN

1.     Voor klantenservice: afhandeling van (aan)vragen / opmerkingen / klachten / advies

Via de website kan je contact met ons opnemen via het contactformulier. Om jouw (aan)vraag, klacht of opmerking te kunnen behandelen en op een eventueel later moment weer contact met je op te kunnen nemen, verwerken wij persoonsgegevens. We verwerken voor dit doel jouw naam, contactgegevens en eventuele informatie die jij tijdens ons contact aan ons verstrekt.

De juridische basis voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij een effectief contact met betrokkenen die vragen, opmerkingen of klachten hebben (artikel 6, lid 1, onder f) AVG).

2.     Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten

Wij verwerken ook gegevens van je, die je indirect aan ons verstrekt. Onze website maakt namelijk gebruik van cookies voor functionele, analytische- en marketingdoeleinden. De functionele cookies zijn noodzakelijk voor het gebruik van de website.

Het gaat om de volgende gegevens: 

·         Locatiegegevens

·         IP-adres of app IDs 

·         Internetbrowser en apparaat type

·         Websitetaal

De gegevens uit de analytische en marketing cookies worden niet gekoppeld aan overige gegevens. Wij verwijzen naar ons cookie statement voor meer informatie over cookies.

Voor meer informatie over cookies verwijzen wij naar onze cookieverklaring. De wettelijke basis is toestemming, die je geeft door akkoord te gaan met onze cookievoorwaarden in de cookie-banner op de website (artikel 6 lid 1 sub a AVG) of als het om functionele cookies gaat ons gerechtvaardigd belang op een goed werkende website (artikel 6, lid 1, onder f) AVG).

3.     Voor het verzenden van nieuwsbrieven

Ten slotte verwerken wij gegevens van onze websitebezoekers voor het verzenden van nieuwsbrieven. Hierbij gaat het om de volgende gegevens:

-       Voornaam; en

-       E-mailadres.

De wettelijke basis is toestemming, die je geeft door akkoord te gaan met de vraag of wij je nieuwsbrieven mogen versturen als je een account registreert of als je je zelf aanmeldt voor de nieuwsbrief (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Via de unsubscribe-knop onderaan de nieuwsbrief is het altijd mogelijk om je weer uit te schrijven voor de nieuwsbrief.

II.         KLANTEN

Wij verwerken persoonsgegevens van klanten, haar werknemers, contactpersonen en door haar ingeschakelde derden. De klant is verantwoordelijk om de door de klant ingeschakelde derden op de hoogte te stellen van de inhoud van deze privacyverklaring. Een kopie van deze privacyverklaring is te vinden op onze website.

1.     Voor de uitvoer van onze overeenkomst

Wat houdt dit doel in?

Voor het leveren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Bijvoorbeeld om jouw administratie of aangiftes te doen. Onze diensten kunnen we alleen leveren als we daarbij persoonsgegevens verwerken. Onder deze dienstverlening valt: (dagelijkse) communicatie, het verwerken van de zakelijke administratie, het opstellen van de jaarrekening/aangifte Inkomstenbelasting/aangifte Omzetbelasting/aangifte Intracommunitaire prestaties/aangifte Loonheffingen. De grondslag is de uitvoer van de overeenkomst die wij met jou hebben (artikel 6 (1) b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor het leveren van onze diensten verwerken wij onder andere:

·         Naam

·         Aanhef

·         Functie

·         Telefoonnummer

·         KvK-nummer bij een eenmanszaak / VOF of DGA

·         Werkgever

·         E-mailadres

·         Adresgegevens

·         Bankrekening- en btw-nummers

·         Afleveradres

·         Factuuradres

·         Geheimhoudingsverklaring

·         Uitkomsten van kredietwaardigheid controles

·         Verbruikspatroon

·         Gegevens om een ontwerp te maken (bouwtekeningen)

·         Locatie

·         Aantal personen in een pand

·         Eventuele toegangscode

·         Overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt

2.     Onderhoud en service

Wat houdt dit doel in?

Om onze diensten zo goed mogelijk te verlenen, verwerken wij persoonsgegevens. Zo weten wij bij het plegen van onderhoud en service, de stand van zaken en of er relevante bijzonderheden zijn. De grondslag is het uitvoeren van de overeenkomst tussen ons (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

·         Contactpersoon

·         Telefoonnummer

·         Adres

·         E-mail

·         Toegangscodes

·         Foto’s van technische ruimtes

·         Werkverslagen

·         Instellingen (van bijvoorbeeld watermeters)

3.     Voor communicatie doeleinden, waaronder de klantenservice: afhandelen van vragen/opmerkingen/klachten

Wat houdt dit doel in?
Voor al jouw (aan)vragen, opmerkingen of klachten kan je bij onze klantenservice terecht. Om alle vragen te kunnen beantwoorden hebben wij bepaalde gegevens nodig. Welke gegevens we nodig hebben verschilt per vraag. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afwikkeling van vragen/opmerkingen en klachten (artikel 6 (1) f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel functie en eventuele andere gegevens die je tijdens het contact met onze klantenservice met ons deelt.

4.     Applicatie en account

Wat houdt dit doel in?

GEP en Mijn Waterfabriek werkt met een applicatie waarbij wij persoonsgegevens verwerken. De juridische grondslag hiervoor is het uitvoeren van de overeenkomst tussen ons (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Verbruik, gebruikersnaam, wachtwoord, e-mail, facturen, orders, verzending(en), waterniveaus en locatie(s).

5.     Voor marketing doeleinden

Wat houdt dit doel in?

Voor onze marketing is het van belang om onze doelgroepen te herkennen en te benaderen, en onze bestaande klantrelaties te onderhouden. Hiervoor gebruiken wij de volgende gegevens: e-mailadres, naam, werkgever, functie en telefoonnummer. Daarnaast kunnen we jouw e-mailadres ook gebruiken voor het versturen van onze nieuwsbrief.

Voor onze marketing gebruiken wij Mailcamp om inzichtelijk te maken hoe vaak e-mails worden geopend en wat er bekeken wordt in de e-mail. Dit doen wij door middel van het verwerken van de e-mailpixel.

Mocht je niet willen dat we jouw e-mailadres gebruiken voor het versturen van nieuwsbrieven, dan kan je je uitschrijven voor de nieuwsbrief door gebruik te maken van de unsubscribe-knop onderaan de nieuwsbrief.

De juridische basis bij het gebruik van Mailcamp of bij het onderhouden van onze bestaande klantrelaties is ons gerechtvaardigd belang van ons op een effectieve marketingcampagne (artikel 6 lid 1 sub f AVG). De wettelijke basis voor het versturen nieuwsbrieven is toestemming, die je geeft door akkoord te gaan met de vraag of wij je nieuwsbrieven mogen versturen als je een account registreert of als je je zelf aanmeldt voor de nieuwsbrief (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

III.        LEVERANCIERS EN PARTNERS

1.     Voor het afhandelen van bestellingen en opdrachten (dagelijkse bedrijfsvoering) waaronder het verwerken van inkoopfacturen en banktransacties

Wat houdt dit doel in?

Voor het uitvoeren en afhandelen van onze bestellingen en opdrachten bij u als Leverancier (het uitvoeren van onze dagelijkse bedrijfsvoering) verwerken wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld uw contactpersonen. Deze gegevens helpen ons om u de juiste informatie aan te leveren voor het plaatsen van een bestelling of het geven van een opdracht. Ook voor de financiële afhandeling kunnen we eventueel persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld als u handelt vanuit een personenvennootschap. De juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel is het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, aanhef, functie, telefoonnummer, KvK nummer, werkgever, emailadres, adresgegevens, land, bankrekening- en btw-nummers en overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt.

IV.        GEBRUIKERS (EN DOOR GEBRUIKERS AANGEWEZEN DERDEN)

1.     Voor de uitvoer van onze overeenkomst (dagelijkse bedrijfsvoering)

Wat houdt dit doel in?

De juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel is het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, telefoonnummer, adres, specifieke relevante omstandigheden zoals opgegeven door de bewoner of zoals aangegeven door opdrachtgever, foto’s (relevante foto’s: o.a. van aanpassingen installatie), verbruik, en eventuele toegangscodes.

2.     Communicatiedoeleinden, waaronder klantenservice

Wat houdt dit doel in?

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afwikkeling van vragen / opmerkingen en klachten (artikel 6 (1) f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, adresgegevens, telefoonnummer en overige informatie die verstrekt wordt tijdens het contact.

V.         SOLLICITANTEN

1.     Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces.

Voor dit doel verwerken wij jouw contactgegevens (zoals NAW, e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief. Optioneel kunnen wij de volgende gegevens verwerken: uitkomsten van de door jou gemaakte assessment(s) (intelligentie en persoonlijkheid) en in sommige gevallen de gegevens naar aanleiding van het nabellen van de door jou opgegeven referenties. Ten slotte verwerken we de gegevens uit notities die naar aanleiding van eventuele sollicitatiegesprekken zijn gemaakt en eventuele salarisvoorstellen.

Jouw cv en motivatiebrief sturen we door naar de vacaturehouder en onze HR-medewerker(s). Deze toegang behouden zij tot het moment dat de sollicitatieprocedure voor jou eindigt. De sollicitatieprocedure kan eindigen door een afwijzing op basis van jouw brief of een gesprek, óf het aanbieden van een arbeidsovereenkomst. In het laatste geval start de fase van jouw dienstverband.

Deze persoonsgegevens worden standaard tot 2 maanden na de sluitingsdatum van de vacature bewaard. Op deze manier kunnen wij jou nog inhoudelijk te woord te staan als je gedurende deze periode vragen hebt over de uitkomst van jouw sollicitatie. Als de sollicitatie leidt tot een aanstelling worden de persoonsgegevens bewaard conform ons retentiebeleid. De juridische basis is het gerechtvaardigd belang van GEP en Mijn Waterfabriek bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

VI.        OVERHEIDS-, ONDERZOEKS-, KENNIS- EN ONDERWIJS-INSTANTIES EN STICHTINGEN

1.     Overheid: Ontwerp wijk / terrein / vergunning / hemelwater verordening / advies vraag of om te voldoen aan een wettelijke plicht

Voor Overheid verwerken wij soms persoonsgegevens die wij van overheidsinstanties ontvangen in het kader van het ontwerp en de ontwikkeling van een wijk of terrein, (aanvragen van) vergunningen, de uitvoering of beoordeling van regels over hemelwater (zoals een hemelwaterverordening), en/of wanneer wij een adviesvraag krijgen of moeten voldoen aan een wettelijke verplichting. Het gaat hierbij doorgaans om contactgegevens (zoals naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentiegegevens) van betrokken ambtenaren of andere contactpersonen. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om efficiënt en zorgvuldig te communiceren, informatie uit te wisselen, afstemming te organiseren, vragen te beantwoorden en – waar nodig – stukken aan te leveren of ontvangen, zodat wij deze trajecten correct kunnen uitvoeren en onze wettelijke verplichtingen kunnen nakomen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, contactgegevens, functie en werkgever.

2.     Onderwijs (onderzoek en stagiaires)

Voor Onderwijs (onderzoek en stagiaires) verwerken wij soms persoonsgegevens om contact te onderhouden met onderwijsinstellingen in het kader van (gezamenlijk) onderzoek en/of het begeleiden van stagiaires. Het gaat daarbij doorgaans om contactgegevens van betrokken contactpersonen (zoals naam, functie, onderwijsinstelling, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentiegegevens) en (indien van toepassing) beperkte gegevens die nodig zijn voor de stagebegeleiding (zoals planning, evaluaties en communicatie over voortgang). Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om afstemming mogelijk te maken, afspraken te organiseren, de begeleiding goed uit te voeren en de administratieve afhandeling rondom onderzoek of stages zorgvuldig te laten verlopen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, contactgegevens, functie en werkgever.

3.     Onderzoek: adviesaanvraag

Voor Onderzoek (adviesaanvraag) verwerken wij soms persoonsgegevens wanneer wij in het kader van een onderzoek dat door een derde wordt uitgevoerd een adviesaanvraag ontvangen. In dat verband kunnen wij (beperkte) persoonsgegevens ontvangen, met name contactgegevens van de aanvrager en/of betrokken contactpersonen (zoals naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentie), en eventuele overige informatie die noodzakelijk is om de vraag te begrijpen en ons advies zorgvuldig te kunnen formuleren. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de adviesaanvraag te beoordelen, hierover te communiceren, en (indien van toepassing) ons advies te verstrekken of de aanvraag administratief af te handelen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Naam, contactgegevens, functie en werkgever.

Jouw rechten

Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:

·         Recht op inzage (als je wilt weten welke gegevens we van jou verzamelen);

·         Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);

·         Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen);

·         Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken);

·         Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wilt kunnen we jouw gegevens doorgeven aan een andere partij of jou een kopie van jouw gegevens geven);

·         Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens).

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen door te mailen naar de klantenservice van de desbetreffende entiteit. We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek.

Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?

In een aantal gevallen verstrekken wij jouw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen jouw persoonsgegevens te verwerken. We zullen jouw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen.

Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, mogen je gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.

We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verwerken. Om jouw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) jouw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.

We bewaren jouw gegevens in ieder geval zolang jouw account actief blijft, tenzij je ons vraagt ​​om gegevens of jouw account te verwijderen via de klantenservice van de desbetreffende entiteit. Je kan een deel van jouw persoonsgegevens altijd inzien en/of wijzigen in je eigen account.

Hoe beschermen we jouw gegevens?

Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is.

Onze organisatie is zo ingericht dat wij er alles aan doen om inbreuken op de beveiliging, een zgn. datalek, te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen wij handelen volgens het Protocol datalekken.

Contact en klachten

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of jouw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kan je contact met ons opnemen via de klantenservice van de desbetreffende entiteit.

Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij jouw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 Hilversum, Maart 2026